Een evenement aanvragen

Door corona lag het sociale leven in onze maatschappij een hele tijd stil. De dagelijkse werking van verenigingen en organisatoren viel (gedeeltelijk) weg, activiteiten en evenementen werden geannuleerd.

Het Zomerplan van de federale regering kondigde vanaf juni 2021 een aantal versoepelingen aan. Het wordt daardoor weer mogelijk om bepaalde zaken te organiseren, al moeten we zeker nog waakzaam blijven. We bevinden ons niet in dezelfde situatie zoals we die voor corona kenden.

Wat moet je zeker bezorgen?

Om in Berlaar iets te kunnen organiseren, zal je volgende zaken alvast zeker moeten bezorgen:

Een ingevulde eventscan - Covid Event Risk Model (CERM) (niet van toepassing indien kleinschalig evenement met minder dan 100 personen (binnen) of minder dan 200 personen (buiten)

Een ingevuld draaiboek voor je evenement

Als er eten en drinken geserveerd wordt, moet je automatisch ook het horecaprotocol volgen. Wees je er verder van bewust dat in bepaalde sectoren nog andere protocollen gelden, een overzicht kan je vinden op https://www.info-coronavirus.be/nl/protocollen/.

Je vult deze documenten in en bezorgt ze via evenementen@berlaar.be. Wens je bijkomende informatie? Dan kan je contact opnemen via 03 410 19 00.

Je bezorgt deze documenten ten laatste op donderdag, vijf weken voor je evenement!

Dien tijdig je aanvraag in!

Een goede voorbereiding vraagt tijd, je moet daarom rekening houden met volgende termijnen:

- Je dient je aanvraag voor een evenement ten laatste vijf weken voor je evenement in. Aanvragen moeten elke week tegen donderdag binnen zijn.

- Vier weken voor je evenement ontvang je, als je voorbereiding al voldoende was, een principiële goedkeuring van het college. Dat is nog geen volwaardige toelating, maar het betekent dat we er, als alle plannen opgemaakt en alle maatregelen gevolgd worden, voorlopig geen grote problemen inzien om het te organiseren.

- Na je principiële goedkeuring heb je nog een week de tijd om alle plannen binnen te brengen. Die moeten ten laatste donderdag, drie weken voor je evenement, bij het lokaal bestuur zijn.

- Deze plannen worden vervolgens voorgelegd aan alle betrokken instanties (lokaal bestuur, veiligheidsdiensten, ...). Als alles in orde is, ontvang je één week voor je evenement van ons de definitieve collegebeslissing en dus de volwaardige toelating.

Het is aan te raden om onze dienst Evenementen tijdig op de hoogte te brengen van (de plannen voor) je evenement. Op die manier kom je niet voor onvoorziene problemen te staan en kan je beter inschatten wat er allemaal nog moet gebeuren voor je evenement kan plaatsvinden.

Flowchart

Onderstaande flowchart maakt duidelijk waar je onder meer rekening mee moet houden als je in juli 2021 iets in Berlaar wenst te organiseren.

Zie ook