Om in Berlaar iets te kunnen organiseren, zal je bepaalde zaken zeker moeten bezorgen. Een goede voorbereiding vraagt tijd, je moet daarom rekening houden met volgende termijnen:
- Je dient je aanvraag voor een evenement ten laatste zes weken voor je evenement in. Je doet je aanvraag via een ingevuld aanvraagformulier.
- Ten laatste vier weken voor je evenement ontvang je, als je voorbereiding al voldoende was, een principiële goedkeuring van het college. Dat is nog geen volwaardige toelating, maar het betekent dat we er, als alle plannen opgemaakt en alle maatregelen gevolgd worden, voorlopig geen grote problemen inzien om het te organiseren.
- Na je principiële goedkeuring heb je nog een week de tijd om alle plannen binnen te brengen. Die moeten ten laatste drie weken voor je evenement bij het lokaal bestuur zijn.
- Deze plannen worden vervolgens voorgelegd aan alle betrokken instanties (lokaal bestuur, veiligheidsdiensten, ...). Als alles in orde is, ontvang je één week voor je evenement van ons de definitieve collegebeslissing en dus de volwaardige toelating. Hoe beter je alles hebt voorbereid en hoe sneller je alles aanlevert, hoe sneller je een definitieve goedkeuring ontvangt.
- Publiciteit verschijnt max. 4 weken voor het evenement (affiches (alle verenigingen) - aankondigingsborden (Berlaarse verenigingen)) en max. 1 week voor het evenement (digiborden, alleen voor Berlaarse verenigingen - bij inschrijven voor een bepaalde datum kan de verschijningsweek in overleg afgesproken worden).
|
Stopzetting gemeentelijke uitleendienst vanaf 1 januari 2026 -> ondersteunining via huursubsidie Vanaf 1 januari 2026 is het niet meer mogelijk om via de gemeentelijke uitleendienst materialen te lenen. Je kan dan alleen nog nadars en vlaggenmasten aanvragen. Voor alle andere materialen moet je zelf alternatieven bij externe leveranciers voorzien. Vanaf 2026 voorziet het lokaal bestuur wel een huursubsidie om je te ondersteunen bij het uitlenen van materiaal. De subsidie heeft alleen betrekking op de kosten voor de huur van:
Alle informatie en voorwaarden kan je vinden in het subsidiereglement 'Huur materialen voor de jaren 2026 toe en met 2031'. De huursubsidie aanvragen doe je via dit formulier. Je bezorgt dit formulier via mail, samen met de nodige documenten, aan de dienst Evenementen (evenementen@berlaar.be) binnen de twee maanden na het plaatsvinden van de activiteit. |
Het is aan te raden om onze dienst Evenementen tijdig op de hoogte te brengen van (de plannen voor) je evenement. Op die manier kom je niet voor onvoorziene problemen te staan en kan je beter inschatten wat er allemaal nog moet gebeuren voor je evenement kan plaatsvinden.
Jezelf informeren over de organisatie van evenementen?
Heb je enkele prangende vragen over gezondheidsgerelateerde thema's bij het organiseren van je evenement?
- Hoe ga je best om met alcohol?
- Wil je je evenement rookvrij maken?
- Twijfel je over het ter beschikking stellen van kraantjeswater?
Ontdek via de website van Gezond Leven hoe je een gezond(er) evenement kan organiseren!