Om in Berlaar iets te kunnen organiseren, zal je bepaalde zaken zeker moeten bezorgen. Een goede voorbereiding vraagt tijd, je moet daarom rekening houden met volgende termijnen:
- Je dient je aanvraag voor een evenement ten laatste zes weken voor je evenement in. Aanvragen moeten elke week tegen donderdag binnen zijn. Je doet je aanvraag via een ingevuld aanvraagformulier.
- Vier weken voor je evenement ontvang je, als je voorbereiding al voldoende was, een principiële goedkeuring van het college. Dat is nog geen volwaardige toelating, maar het betekent dat we er, als alle plannen opgemaakt en alle maatregelen gevolgd worden, voorlopig geen grote problemen inzien om het te organiseren.
- Na je principiële goedkeuring heb je nog een week de tijd om alle plannen binnen te brengen. Die moeten ten laatste donderdag, drie weken voor je evenement, bij het lokaal bestuur zijn.
- Deze plannen worden vervolgens voorgelegd aan alle betrokken instanties (lokaal bestuur, veiligheidsdiensten, ...). Als alles in orde is, ontvang je één week voor je evenement van ons de definitieve collegebeslissing en dus de volwaardige toelating.
Het is aan te raden om onze dienst Evenementen tijdig op de hoogte te brengen van (de plannen voor) je evenement. Op die manier kom je niet voor onvoorziene problemen te staan en kan je beter inschatten wat er allemaal nog moet gebeuren voor je evenement kan plaatsvinden.
Jezelf informeren over de organisatie van evenementen?