Een dag in het leven van de gemeentelijke ICT-dienst

Technologie en ICT-toepassingen zijn niet meer weg te denken uit ons dagelijkse leven. Ook kantooromgevingen zijn afhankelijk van netwerken en verschillende programma’s. Bij het lokaal bestuur zorgt de ICT-dienst ervoor dat alle toepassingen bij de gemeentelijke diensten vlot blijven werken.

Computers, netwerken, data- en serverstructuren, toepassingen van de federale overheid, verbinding met het internet, beveiligde digitale omgevingen, … Binnen een lokaal bestuur zijn er heel wat technologische en digitale elementen die op elkaar afgestemd moeten worden om diensten aan de burger te kunnen verlenen. Die verschillende elementen zorgen ervoor dat er ook wel eens dingen mis kunnen gaan. Gelukkig beschikt het lokaal bestuur van Berlaar over een eigen ICT-dienst die zulke problemen snel kan oplossen. Waar medewerkers in privésectoren zich op één bepaald element kunnen richten, houden de medewerkers van het lokaal bestuur zich met alle elementen bezig.

8 uur: opstart nieuwe collega

Goed nieuws voor onze ICT-dienst! Afgelopen weken ontfermde slechts één collega zich over alle ICTtoepassingen van het lokaal bestuur, maar vanaf vandaag krijgt de dienst versterking. Er start namelijk een tweede ICT-collega.

Net als bij alle nieuwe collega’s die starten, maakt de ICT-dienst al het materiaal en alle programma’s voor de collega klaar. Dat betekent dat we de laptop klaar maken voor gebruik, de beveiliging up-to-date brengen en alle toepassingen installeren en configureren.

Omdat er vandaag een collega op onze eigen dienst start, stellen we de werking van het lokaal bestuur aan deze collega voor en doorlopen we alle lopende projecten.

9.30 uur: ICT-helpdesk

Als medewerker bij een lokaal bestuur ziet geen dag er hetzelfde uit. Al onze diensten werken met verschillende programma’s en er zijn veel schakeltjes nodig om alles met elkaar te laten werken. Elke dag gaat er wel eens iets klein of minder klein mis. Collega’s kunnen dan een ticket aanmaken via de helpdesk, waarna de ICT-collega’s ter plaatse komen om het op te lossen.

We zetten onze nieuwe collega meteen aan het werk om enkele kleinere probleempjes te bekijken. Zo geraak je snel vertrouwd met alle medewerkers en toepassingen! Bij één dienst vormen we vandaag een distributielijst om tot een gedeelde mailbox. Dat maakt het makkelijker om de mails naar deze dienst op te volgen.

10.30 uur: voorbereiding telefonie

Berlaar wil dit jaar de eigen telefooncentrale vervangen. Burgers en inwoners zullen daar niet veel van merken, maar intern moeten er zaken in orde gebracht worden. De ICT-dienst lijst op wat er op alle locaties moet gebeuren om de telefoons, de parlofoons en het netwerk te laten werken.

12 uur: lancering intranet

De middagmaaltijd ziet er vandaag iets anders uit. We lanceren namelijk het nieuwe intranet voor het lokaal bestuur. Dat is een interne website met alle afspraken, handleidingen en toepassingen. De ICT-dienst werkte daarvoor de afgelopen maanden intensief samen met de dienst Communicatie. Deze middag wordt de vrucht van al dat werk aan de hele organisatie voorgesteld met een hapje en een drankje.

 

14 uur: opvolgen beveiligingslek

Een leverancier laat weten dat er een beveiligingslek vastgesteld werd in de toepassing die zij voor ons voorzien. Er is een oplossing klaar om het lek snel te dichten, maar daarvoor moeten de ICT-dienst en alle betrokken collega’s meteen actie ondernemen.

We maken een bericht op met daarin een stappenplan dat alle medewerkers moeten doorlopen en sturen dit uit. Daarna gaan we ter plaatse bij enkele collega’s om dit op te volgen en ondersteunen we collega’s op externe locaties via telefoon of Teams.

16 uur: panne bij de telecomprovider

De dag blijkt meteen een vuurdoop voor onze nieuwe collega, want de Wet van Murphy slaat helemaal toe. Er is een panne bij onze telecomprovider en ons netwerk valt daardoor uit. Gevolg: onze medewerkers kunnen niet meer aan hun toepassingen. We nemen contact op met de telecomprovider en doen intern het nodige om bepaalde zaken al terug te kunnen opstarten. De panne blijkt niet snel verholpen, dus we blijven enige tijd aan de lijn hangen. Na een tijdje lijkt alles dan toch opgelost.

18 uur: einde werkdag

Nadat de naweeën van de panne opgelost zijn, ruimen we onze werkplek op en maken we ons klaar om de werkdag af te sluiten.